Zbyt dużo e-maili
Problem
Pracownicy regularnie przesyłają sobie plany, raporty i aktualizacje projektów. Każda taka wiadomość jest wysyłana do wszystkich osób w danym zespole, co powoduje przeciążenie informacją u pracowników. Czasem zdarza się, że ludzie wczytują się w e-maile i dopiero po lekturze uznają, że temat ich nie dotyczy, inne osoby omyłkowo usuwają kierowane do nich informacje. W natłoku e-maili ciężko jest znaleźć ten aktualnie potrzebny. Między innymi z tego powodu poprawki czasami nanoszone są na starszą wersję dokumentu, przez co dokumentacja się traci spójność.
Menedżerowie projektów cierpią najbardziej, jako ze otrzymują kopię każdej wiadomości. Czytanie i ocenianie tych informacji zabiera im bardzo dużo czasu.
Rozwiązanie
- Stwórz osobną wiki dla projektu lub stronę projektu i zaproś na nią pracowników.
- Stwórz osobne strony do dyskusji na tematy związane z różnymi płaszczyznami projektu.
Wynik
- Pracownicy sami decydują, w jakich dyskusjach chcą brać udział i co ich interesuje.
- Spada prawdopodobieństwo pominięcia ważnej informacji (istnieje osobna strona skierowana do wszystkich pracowników, zawierająca tylko ważne komunikaty).
- Spada obciążenie pracowników niepotrzebnymi im informacjami, zwiększa się komfort pracy.
- Spada obciążęnie firmowych serwerów poczty.
- Raz na zawsze rozwiązany jest problem wersji dokumentów - dokumentacja na stronach projektu jest zawsze aktualna, istnieje również możliwość śledzenia historii jej zmian.
- Raz na zawsze rozwiązany jest problem związany z różnymi formatami plików, które przesyłane są pocztą. Do stron wiki każdy ma dostęp.
- Wszystkie informacje teraz można łatwo przeszukiwać. Znika problem „gdzieś to mam, ale nie mogę znaleźć”.
- Nowa osoba nie traci dotychczasowej wymiany wiedzy.
- Po zakończeniu dyskusji jej wynik nadal dostępny jest dla wszystkich.