Zbyt dużo e-maili

Problem

Pracownicy regularnie przesyłają sobie plany, raporty i aktualizacje projektów. Każda taka wiadomość jest wysyłana do wszystkich osób w danym zespole, co powoduje przeciążenie informacją u pracowników. Czasem zdarza się, że ludzie wczytują się w e-maile i dopiero po lekturze uznają, że temat ich nie dotyczy, inne osoby omyłkowo usuwają kierowane do nich informacje. W natłoku e-maili ciężko jest znaleźć ten aktualnie potrzebny. Między innymi z tego powodu poprawki czasami nanoszone są na starszą wersję dokumentu, przez co dokumentacja się traci spójność.

Menedżerowie projektów cierpią najbardziej, jako ze otrzymują kopię każdej wiadomości. Czytanie i ocenianie tych informacji zabiera im bardzo dużo czasu.

Rozwiązanie

1. Stwórz osobną wiki dla projektu lub stronę projektu i zaproś na nią pracowników.

2. Stwórz osobne strony do dyskusji na tematy związane z różnymi płaszczyznami projektu.
    

Wynik

• Pracownicy sami decydują w jakich dyskusjach chcą brać udział i co ich interesuje.

• Spada prawdopodobieństwo pominięcia ważnej informacji (istnieje osobna strona skierowana do wszystkich pracowników, zawierająca tylko ważne komunikaty).

• Spada obciążenie pracowników niepotrzebnymi im informacjami, zwiększa się komfort pracy.

• Spada obciążenie firmowych serwerów poczty.

• Raz na zawsze rozwiązany jest problem wersji dokumentów - dokumentacja na stronach projektu jest zawsze aktualna, istnieje również możliwość śledzenia historii jej zmian.

• Raz na zawsze rozwiązany jest problem związany z różnymi formatami plików, które przesyłane są pocztą. Do stron wiki dostęp ma każdy.

• Wszystkie informacje teraz można łatwo przeszukiwać. Znika problem „gdzieś to mam, ale nie mogę znaleźć”.

• Nowa osoba nie traci dotychczasowej wymiany wiedzy.

• Po zakończeniu dyskusji jej wynik nadal dostępny jest dla wszystkich.