Najczęściej zadawane pytania
- Kiedy powinienem zacząć myśleć o wdrożeniu wiki?
- W karierze każdego menadżera nadchodzi czas, gdy zaczyna on odczuwać coraz większy chaos dookoła. Zaczyna spostrzegać, że traci kontrole, a wraz z nią zaangażowanie pracowników, szansę na wdrożenie ciekawych pomysłów oraz sukces projektu.
Czy Ty też masz tego typu problemy?
- Nawet krótka nieobecność pracownika skutkuje problemami w dostępie do materiałów nad którymi pracował.
- Najlepsi specjaliści nie mają czasu na dzielenie się wiedzą.
- Pomysły nie są wdrażane w życie.
- Tracisz codziennie dużo czasu na poszukiwanie informacji.
- Poszukujesz miejsca inspiracji, skąd mógłbyś czerpać nowe pomysły.
- Dokumentacja projektów, które prowadzisz z definicji jest nieaktualna.
- Wszyscy w zespole narzekają na ilość maili.
Też mieliśmy takie problemy. Stworzyliśmy oprogramowanie BiznesWiki by skuteczniej pracować nad własnymi projektami.
- Dlaczego korzystać z wiki do wymiany wiedzy?
- Wikipedia jest największą bazą wiedzy jaką dotychczas wspólnie stworzyli ludzie. Filozofia, którą proponujemy oraz narzędzie na którym bazujemy, wywodzi się w prostej linii z fenomenu Wikipedii. Dzięki mechanizmom wiki można uzyskać nie tylko wysokie jakości wiedzę, ale przede wszystkim nieosiągalny innymi metodami stopień zaangażowania pracowników w dzielenie się wiedzą. Wiki buduje trwałą wartość w każdym członku zespołu, który staje się częścią firmowej społeczności wymiany wiedzy.
- Globalny intranet czy lokalne wiki?
- Tworząc globalne systemy wymiany wiedzy (lub każdy inny intranet) zazwyczaj narzuca się całej organizacji pewne standardy. Okazuje się jednak, że znaczna część wymiany wiedzy następuje w obrębie działów i grup projektowych. Narzucanie tym strukturom korporacyjnych standardów prowadzi zazwyczaj do oporu oraz spadku wydajności. Zarządzanie wiedzą jest szczególnie podatne na specyfiki poszczególnych działów, grup projektowych, zespołów. Lepszym rozwiązaniem jest umożliwienie każdej grupie budowanie lokalnych centrów wymiany informacji. Następnie można połączyć je, tworząc globalny system zarządzania wiedzą. Jednym słowem, oprogramowanie wiki umożliwia organiczne budowanie intranetów i systemów zarządzania wiedzą. Możliwe jest uzyskanie zarówno spójności standardów korporacyjnych jak i odrębności poszczególnych zespołów. Wiki istnieją też jako uzupełnienie globalnych intranetów w tych działach (Marketing, PR, R&D, HR, QA) gdzie wymiana wiedzy jest szczególnie istotna.
- Jakie są najważniejsze korzyści z wykorzystania wiki?
- Wiki rozwiązuje wiele problemów współczesnych firm.
Wdrożenie wiki zapewnia:
- Środowisko współpracy grupowej.
- Ułatwienie zarządzania dużą ilością informacji.
- Aktywację pracowników do dzielenia się wiedzą.
- Możliwość tworzenia elastycznych baz wiedzy, bez ograniczeń.
- Możliwość rozwoju w kierunku dzielenia się częścią wiedzy z otoczeniem biznesowym.
- Budowanie wizerunku nowatorskiej firmy.
- Jakie są typowe zastosowania wiki?
- Najczęstsze zastosowania biznesowe wiki to:
- Zarządzanie wiedzą – gromadzenie, udoskonalanie i współtworzenie wiedzy korporacyjnej.
- Intranet – publikowanie informacji dla pracowników firmy (np. przepisy, procedury, poradniki, opisy produktów).
- Zarządzanie projektami – bieżące informowanie o stanie projektu, współpraca nad dokumentacją projektową, tworzenie planów rozwoju.
- Tworzenie dokumentów i publikacji – wiki pozwala na swobodne tworzenie dokumentów w grupie, ich dopracowywanie, redagowanie, recenzowanie i tłumaczenie.
- Współpraca grupowa – wiki może być głównym narzędziem organizacji współpracy grupowej, także wirtualnej.
- Wsparcie – pomoc dla użytkowników produktów oraz działu wsparcia technicznego.
- Bazy wiedzy – tworzenie baz wiedzy dla klientów.
- Słowniki – tworzenie branżowych słowników.
- Dlaczego wiki zadziała tam gdzie nie działają inne systemy?
- Wiele systemów informatycznych nie przyjmuje się gdyż ludzie odczuwają, że muszą dopasować się do systemu i reguł, które sztuczne im narzucono. Budzi to wewnętrzny sprzeciw i zniechęca do korzystania z systemu. W efekcie tego większość systemów wewnętrznych zupełnie nie spełnia swojej roli. Wiki pozwala każdemu zespołowi samodzielnie stworzyć zasady wymiany wiedzy. Prosty i elastyczny mechanizm wiki dopasowuje się do procesów, zachowań, kultury organizacji. Zespół przenosi do Wiki te mechanizmy, które działają w rzeczywistości. Dzięki temu każdy z użytkowników wiki czuje się jej współtwórcą. Jeśli próbowałeś bez powodzenia wdrożyć systemy organizujące wewnętrzną pracę działu lub firmy, powinieneś spróbować wiki.
Warto pamiętać, że wiele osób spotkało się już z mechanizmami wiki na Wikipedii. Dla nich używanie biznesowej wiki będzie proste i naturalne. Warto również pamiętać, że użytkownicy chcą mieć w pracy możliwość używania narzędzi równie wygodnych jak te, z których korzystają prywatnie.
- Dlaczego BiznesWiki jest promowane jako proste narzędzie?
- BiznesWiki jest wynikiem obserwacji pracy użytkowników z systemami zarządzania wiedzą. Oprogramowanie powstało z myślą by w naturalny sposób zachęcać pracowników do współtworzenia kapitału intelektualnego organizacji. Skupiliśmy się na jak najlepszym user-experience użytkownika. Oznacza to zapewnienie szybkiego uczenia się oprogramowania, łatwości korzystania oraz satysfakcji z użytkowania.
Zbyt duża liczba funkcji lub zbyt sztywne reguły działania aplikacji często skutkują problemami z korzystaniem z niej. Z punktu widzenia sukcesu wdrożenia najważniejsze jest, by wszyscy użytkownicy bez trudu mogli obsługiwać system. To jest właśnie naszym głównym celem. Wierzymy, że proste narzędzia lepiej spełniają swoje funkcje.
- Dlaczego używać BiznesWiki?
- Oprogramowanie BiznesWiki zostało wyposażone w funkcje, które są szczególnie ważne z punktu widzenia zastosowań profesjonalnych. Są to: zapewnienie łatwych integracji z innymi systemami i źródłami danych, minimalizacja progu wejścia (jak najprostsza obsługa) oraz moduły wspierające bezpieczeństwo danych.
W porównaniu do klasycznych wiki, użytkownicy BiznesWiki zyskują:
- Integrację z Microsoft Office – łatwe publikowanie dokumentów Word, Excel, PowerPoint z poziomu komputera wprost na wiki, synchronizację z Outlook.
- Integrację z OpenOffice.
- Aplikację instalowaną na komputerze przyspieszającą najczęściej wykonywane operacje, takie jak ładowanie dużej liczby plików.
- Szablony dokumentów ułatwiające pracę z wiki. Przykładowe szablony to Notatka ze spotkania, Lista To-do, Prowadzenie projektu, Interesujące linki, Słownik, FAQ.
- Pluginy umożliwiające publikację na stronach wiki zaawansowanych treści i narzędzi. Mogą to być filmy wideo, ankiety, kalendarz, chat, galerie czy mapy.
- Możliwość wizualnej edycji, wstawiania wzorów oraz symboli.
- Mechanizm tagów do łatwego oznaczania dokumentów.
- Możliwość łatwego przygotowywania dokumentów PDF na bazie informacji zapisanych w wiki. Przykładowo jednym kliknięciem scala się dokumentację projektu (przykłady użycia, makiety, diagramy, opisy funkcji) w spójną dokumentację.
- Mechanizmy kopii zapasowych.
- Mechanizmy przydzielania i zarządzania prawami dostępu.
- Oprogramowanie umożliwiające wykorzystywanie wiki bez dostępu do Internetu.
- Mobilny dostęp do wiki.
- Integrację z systemami CMS, CRM, obiegiem dokumentów, zarządzaniem projektami.
- Wiele kanałów śledzenia informacji i powiadamiania o zmianach (SMS, RSS, Newsletter, Mobile Web).
- Kompleksowy podręcznik użytkownika oraz samouczki.
- Spersonalizowany szablon graficzny.
- Eksport danych z wiki do wielu standardowych formatów.
- Kto używa BiznesWiki?
- BiznesWiki używane jest zarówno przez duże korporacje gdzie najczęściej służą do organizacji pracy działu lub zarządzania wiedzą na poziomie całej organizacji. BiznesWiki używają też małe i średnie firmy by tworzyć za jej pomocą firmowy intranet.
BiznesWiki wykorzystywane jest szczególnie często w działach takich jak:
- Marketing i PR – współpraca nad komunikatami, dokumentacja pomysłów i planowanie, analizy konkurencji, tworzenie opisów produktów.
- HR – tworzenie poradników dla nowych pracowników, dokumentacja procedur, motywowanie do dzielenia się wiedzą, tablica ogłoszeń.
- Dział rozwoju produktu – dokumentacja projektowa, dokumentacje spotkań i burz mózgów, analizy konkurencji, zbieranie wymagań.
- Dział jakości – publikowanie procedur i standardów.
- W jakim modelu sprzedawana jest BiznesWiki?
- BiznesWiki sprzedawana jest w modelu abonamentowym. Klienci ponoszą opłatę abonamentową rozliczaną w cyklu miesięcznym.
- Jak wygląda proces wdrożenia BiznesWiki?
- Pierwszym etapem wdrożenia jest analiza potrzeb klienta. Jej wynikiem jest opracowywanie dedykowanych elementów wdrożenia (szablony, struktura, oprawa wizualna). Następnie uruchomione zostaje oprogramowanie. Po tym etapie na życzenie klienta mogą zostać przeprowadzone szkolenia z zarządzania wiedzą oraz używania BiznesWiki. Zazwyczaj sugerujemy przeprowadzenie szkoleń dla liderów zespołów i działów.
- Co jeśli będziemy chcieli zakończyć współpracę?
- Dane zgromadzone w BiznesWiki są własnością naszych klientów. Z tego powodu dajemy naszym klientom pełną kontrolę nad nimi. W dowolnym momencie klient może wyeksportować całą zwartość bazy wiedzy do formatu XML lub jako zrzut bazy danych. Format danych jest zgodny ze standardami oprogramowania MediaWiki (najpopularniejsze oprogramowanie wiki typu open-source).
- Dlaczego BiznesWiki jest na serwerach zewnętrznych?
- Utrzymanie BiznesWiki na naszych serwerach zapewnia klientom szereg korzyści:
- Wysokie bezpieczeństwo i ochronę danych. Zapewniamy zarówno zaawansowane zarządzanie dostępem jak i politykę kopii bezpieczeństwa.
- Dostęp do danych zarówno z sieci korporacyjnej jak i z Internetu (dla zdefiniowanych użytkowników).
- Błyskawiczne wdrożenie. Nie trzeba angażować działu IT aby zacząć używać wiki. Oprogramowanie jest zazwyczaj wdrażane w 1-2 dni robocze.
- Pełne wsparcie. Wszelkie błędy, które zauważy którykolwiek z naszych klientów, są błyskawicznie poprawianie we wszystkich wdrożonych wiki.
- Ciągły rozwój. Cały czas rozwijamy oprogramowanie. Nasi klienci otrzymują dostęp do nowych funkcji bez ponoszenia dodatkowych kosztów.
- Niskie koszty eksploatacji wynikające ze specjalizacji.
- Możliwość integracji elementów wiki z systemami zewnętrznymi. Niektóre firmy decydują się by elementy wiki (wybrane strony lub sekcje) publikować na swoich stronach WWW lub w systemach extranetowych.
W uzasadnionych wypadkach możliwe jest także uruchomienie oprogramowania na serwerach klienta.
- Ile kosztuje BiznesWiki?
- Wycena wdrożenia i utrzymania aplikacji dokonywana jest po wstępnej analizie potrzeb klienta. Oprogramowanie BiznesWiki służy zarówno dużym klientom korporacyjnym jak i mniejszym firmom, które dopiero zaczynają proces informatyzacji. Ciekawe projekty niekomercyjne mogą liczyć na bezpłatne udostępnienie narzędzia.